Việc tổ chức các sự kiện gây quỹ hoặc các đợt quyên góp tại cơ quan của bạn sẽ mang lại sức sống cho chiến dịch. Sau đây là hướng dẫn từng bước về cách tổ chức và báo cáo sự kiện hiệu quả.
Lên kế hoạch trước cho sự kiện của bạn. Bạn không biết nên bắt đầu từ đâu? Chúng tôi có danh sách các ý tưởng gây quỹ để bạn suy nghĩ. Quyết định loại sự kiện bạn muốn tổ chức, tổ chức từ thiện hoặc chủ đề bạn muốn hỗ trợ và mốc thời gian.
Chuẩn bị tổ chức sự kiện của bạn. Đảm bảo bạn đang quảng cáo tại công ty của mình. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các tuyên bố về tác động từ các tổ chức từ thiện mà bạn đã chọn hỗ trợ để làm cho thông điệp có ý nghĩa hơn. Bạn thậm chí có thể mời các tổ chức từ thiện hoặc nhóm CVC đến sự kiện của bạn. Nếu bạn muốn có sự hiện diện của Đội CVC hoặc tổ chức hội chợ từ thiện, vui lòng gửi yêu cầu tại đây
Thu tiền trong sự kiện. Nhân viên có thể đóng góp vào hoạt động gây quỹ của bạn thông qua bốn phương pháp dưới đây. Đối với các khoản quyên góp bằng tiền mặt hoặc séc/lệnh chuyển tiền, vui lòng in và sử dụng Biểu mẫu theo dõi sự kiện CVC để theo dõi các khoản quyên góp này trong suốt sự kiện.
Quyên góp bằng thẻ tín dụng – họ có thể quyên góp bằng thẻ tín dụng trên trang web CVC và cung cấp cho bạn biên lai giao dịch.
Cam kết khấu trừ - họ có thể quyên góp thông qua cam kết khấu trừ tiền lương nằm trên trang web CVC và cho bạn thấy xác nhận cam kết của họ.
Cam kết về giấy khấu trừ tiền lương – nếu nhân viên không thể truy cập vào Cam kết về giấy khấu trừ tiền lương điện tử, họ có thể điền vào mẫu Cam kết về giấy khấu trừ tiền lương, có thể tìm thấy tại đây.
Kiểm tra – họ có thể viết séc. Hãy đảm bảo rằng séc được ghi cho Chiến dịch Commonwealth of Virginia chứ không phải cho tổ chức từ thiện. Nếu muốn, họ có thể đưa thông tin từ thiện vào dòng ghi nhớ.
Tiền mặt – Điều phối viên CVC có thể thu tiền mặt từ nhân viên. Vui lòng đảm bảo tiền mặt được giữ trong hộp khóa an toàn. Tất cả tiền mặt phải được chuyển đổi thành séc hoặc lệnh chuyển tiền cho Chiến dịch Commonwealth of Virginia. Hộp ký gửi CVC không chấp nhận quyên góp bằng tiền mặt và chúng tôi không khuyến khích gửi tiền mặt qua đường bưu điện.
Tổ chức sự kiện. Chúc bạn vui vẻ! Hãy đảm bảo bạn theo dõi các khoản quyên góp bằng séc, tiền mặt hoặc giấy cam kết và sự tham gia của nhân viên thông qua Biểu mẫu Theo dõi Sự kiện CVC.
Báo cáo sự kiện. Sau khi bạn đã hoàn thành sự kiện của mình, hãy đảm bảo tất cả các khoản đóng góp được hạch toán và chuyển đổi tất cả tiền mặt thành séc hoặc lệnh chuyển tiền. Hoàn thành biểu mẫu báo cáo điện tử để ghi lại sự kiện của bạn. In ra Báo cáo Truyền CVC và điền thông tin cần thiết. Thực hiện theo các hướng dẫn sau về cách gửi báo cáo truyền và kiểm tra của bạn.